Change Management ERP-Einführung

Inhaltsverzeichnis

Führung im Change Management: Die Mitarbeiter abholen und mitnehmen
Warum ist Change Management bei der ERP-Einführung wichtig?
Change Management mit SAP: Unterstützung von Planung bis Inbetriebnahme

Die Einführung von SAP S/4HANA Cloud, Public Edition stellt für jedes Unternehmen eine bedeutende Veränderung dar, die weitreichende Auswirkungen auf sämtliche betrieblichen Abläufe und Mitarbeiter hat. Damit dieser Wandel erfolgreich gestaltet werden kann, ist es von entscheidender Bedeutung, die Mitarbeiter aktiv in den Change-Prozess einzubeziehen und ihre Akzeptanz für SAP S/4HANA Cloud, Public Edition zu gewinnen. Hierfür können verschiedene strategische Ansätze und Phasen genutzt werden, die im Folgenden vorgestellt werden.

Führung im Change Management: Die Mitarbeiter abholen und mitnehmen

Change Management ist in jeder Organisation ein kritischer Prozess, besonders wenn es um die Einführung neuer Systeme oder Verfahren wie beispielsweise einem ERP-System geht. Eine effektive Führung im Change Management erfordert, dass Führungskräfte ihre Mitarbeiter auf die Veränderungen vorbereiten und sie aktiv durch die einzelnen Phasen des Prozesses führen. Zwei zentrale Aspekte sind hierbei von Bedeutung: Transparenz schaffen und die erforderlichen Schritte zur erfolgreichen Mitarbeiterführung durch den Change-Prozess.

Transparenz schaffen: Warum ist diese Veränderung notwendig?

Transparenz ist das Fundament für Vertrauen und Akzeptanz innerhalb des Change Managements. Führungskräfte müssen klar kommunizieren, warum die Veränderung notwendig ist. Dazu gehört das Aufzeigen der kurz- als auch langfristigen Vorteile, die sich aus der Veränderung ergeben, und wie diese zur Erreichung der Ziele des Unternehmens beitragen. Beispielsweise könnte die Einführung von SAP S/4HANA die Effizienz steigern, Geschäftsprozesse optimieren und die datengestützte Entscheidungsfindung verbessern. Es ist wichtig, dass Mitarbeiter verstehen, wie diese Veränderungen nicht nur das Unternehmen, sondern auch ihre tägliche Arbeit positiv beeinflussen.

Hierbei kann die folgende Checkliste helfen:

Ausgangssituation: Führungskräfte stellen die Schwachstellen und Pain Points in der aktuelle Situation im Unternehmen deutlich dar.
Attraktives Zukunftsbild: Das Aufzeigen des Verbesserungspotenzials führt zu einem einheitlichen Verständnis der anstehenden Ziele und fördert den gemeinsamen Willen zur Zielerreichung.
Praktikable erste Schritte: In einer der ersten Phasen des Veränderungsprozesses werden Quick Wins umgesetzt, die den Einstieg vereinfachen und kurzfristige Verbesserungen herbeiführen. Führungskräfte sollten diese Veränderungen mit einer mittel- und langfristigen Umsetzungsplanung und -struktur ergänzen.
Kapazitäten für den Change-Prozess: Das verantwortliche Management muss, neben dem Tagesgeschäft, die notwendigen Ressourcen und Unterstützung im Unternehmen bereitstellen. Nur so können Veränderungen angenommen und mit der Umsetzung gestartet werden.

Warum ist Change Management bei der SAP S/4HANA Cloud-Einführung wichtig?

Die Einführung eines ERP-Systems in einem Unternehmen stellt eine wesentliche Veränderung dar, die tiefgreifende Auswirkungen auf die Arbeitsabläufe und Prozesse hat. Dieser Wandel beeinflusst nicht nur die technische Infrastruktur, sondern auch die tägliche Arbeit der Mitarbeiter. Ein effektives Change Management ist dabei unerlässlich, um den Übergang zu steuern und den Erfolg des neuen Systems zu sichern.

Die Geschäftsprozesse von Mitarbeitern aus vielen Unternehmensbereichen (z.B. Einkauf, Verkauf, Finanzwesen, Personalwesen, Logistik, Produktion) sind von der Systemeinführung betroffen. Hinzu kommt, dass SAP S/4HANA Cloud auf neuesten Technologien (Cloud, Big Data, Künstliche Intelligenz) basiert. Neben der Sicherstellung der Akzeptanz, muss also auch das benötigte Wissen vermittelt werden, damit alle Mitarbeiter den höchstmöglichen Mehrwert für Ihre Arbeitsabläufe aus dem System ziehen können.

Anderenfalls besteht die Gefahr von Widerständen, die die Einführung und Nutzung von SAP S/4HANA Cloud, Public Edition be- oder sogar verhindern können.

Welche Veränderungen bringt die Einführung eines ERP-Systems für Ihre Mitarbeiter?

Ein ERP-System, wie beispielsweise SAP S/4HANA, integriert verschiedene Geschäftsfunktionen – von Finanzen über Beschaffung bis hin zu Human Resources – in einem einzigen, vernetzten System. Dies führt zu einer grundlegenden Veränderung in der Art und Weise, wie Informationen verwaltet und Prozesse ausgeführt werden. Mitarbeiter müssen sich an neue Softwareoberflächen, veränderte Arbeitsabläufe und neue Datenmanagement-Praktiken anpassen. Diese Veränderungen können Unsicherheit und Widerstand hervorrufen, da sie gewohnte Routinen und möglicherweise auch Kompetenzbereiche verändern.

Transparenz schaffen im Change Management durch Mitarbeiter-Meetings

Change Management heißt Notwendigkeiten erläutern

Phase 1: Herausforderungen und Lösungen im Change Management erkennen

Widerstand ist zunächst eine Schutzfunktion, die zeigt, dass sich etwas verändert. Bisher verborgene Positionen werden sichtbar und die Mitarbeiter sind emotional bei der Sache. Widerstand kann sich in unterschiedlichen Formen äußern:

Aktiv & verbal: Widerspruch
Aktiv & nonverbal: Aufregung
Passiv & verbal: Ausweichen
Passiv & nonverbal: Lustlosigkeit

Erkannte Widerstände müssen schnellstmöglich aufgelöst werden, da sie sich sonst immer verstärken und die Umsetzung des Veränderungsprozesses gefährden. In dieser Phase sollten im Idealfall die Ziele des Unternehmens mit den Zielen der Mitarbeiter in kooperativen Einklang gebracht werden.

Phase 2: Planung und Vorbereitung

Der Umgang mit Widerständen sollte individuell erfolgen. Führungskräfte, die in dieser Phase des Veränderungsprozesses aktiv sind, sollten die Mitarbeiter im Unternehmen in verschiedene Kategorien zu unterteilen:

Promoter: Mitarbeiter mit keinen bzw. geringen Vorbehalten (idealerweise Führungskräfte) sollten zu Verbündeten gemacht werden. Sie können als Bindeglied zwischen Führungsebene und Mitarbeitern dienen und helfen, positive Einstellungen gegenüber dem Change-Prozess zu fördern.
Skeptiker: Mitarbeiter mit fachlichen Bedenken müssen entsprechend fachlich überzeugt werden.
Bremser: Mitarbeiter mit persönlichen Vorbehalten müssen sich erst genommen fühlen und bei der Reduktion ihrer Ängste (z.B. vor Überforderung) unterstützt werden.
Widerständler: Mitarbeiter mit fachlichen und persönlichen Vorbehalten sind am schwierigsten zu überzeugen. Auch sie müssen berücksichtigt werden, um Stimmungsmache gegen den Change zu verhindern.

Phase 3: Kommunikation mit den Mitarbeitern

Eine klare, konsistente und offene Kommunikation im gesamten Unternehmen ist entscheidend. Regelmäßige Updates, Feedback-Schleifen und Q&A-Sessions helfen dabei, Bedenken zu adressieren und Informationslücken zu schließen. In der Kommunikation mit den Mitarbeitern gilt es nicht zu beurteilen (z. B. "Du bist faul."). Stattdessen sollten die eigenen Bedürfnis der Mitarbeiter benannt werden (z. B. "Ich wünsche mir mehr Hilfsbereitschaft.") und kategorisiert werden. Hierbei hilft die folgende Checkliste:

Beobachtung beschreiben: Welche Fakten habe ich gesammelt?
Gefühl benennen: Welche Emotion wecken die Fakten in mir?
Bedürfnis ausdrücken: Was ist mir wichtig?
Bitte äußern: Was möchte ich tun und was wünsche ich mir von anderen?

Phase 4: Mitarbeiter einarbeiten und begleiten

In dieser Phase des Change Managements kommt die SAP Activate-Methodik zum Einsatz. Die SAP Activate-Methodik berücksichtigt, dass Mitarbeiter frühzeitig und kontinuierlich in den Veränderungsprozess eingebunden werden. Dafür stehen verschiedene Mittel zur Verfügung:

Selbststudium (Unterlagen)
Interaktive Trainings (remote/ onsite)
On-Demand Schulungen (z.B. Videos im Intranet)

Neben dem Onboarding ist es natürlich auch wichtig, die Mitarbeiter in die kontinuierliche Optimierung des Systems einzubinden. Da rocon nicht nur zertifizierter Implementierungspartner für SAP S/4HANA Cloud, Public Edition, sondern auch Implementierungspartner für WalkMe ist, kann auch dieser Prozess Software-seitig unterstützt werden. Folgende WalkMe-Features können genutzt werden, um fortlaufende Verbesserungen und eine steigenden User-Zufriedenheit sicherzustellen:

Einblendung von interaktiven Führungen (Walkthroughs) durch die Benutzeroberfläche für bestimmte Prozesse. Wenn sich User erstmalig anmelden, können diese Walkthroughs z.B. auch verpflichtend sein. Damit können Schulungsaufwände reduziert werden und alle User haben zusätzlich die Möglichkeit, sich auch später im Bedarfsfall das jeweilige Walkthrough beliebig häufig aufzurufen.
Prozesse können (teil)automatisiert werden, indem Felder auf der Benutzeroberfläche z.B. user-abhängig vorbelegt oder auf Formatierungen geprüft werden.
Anonymisierte Messung von User-Aktivitäten: Wie häufig werden Prozesse durchlaufen? Wie häufig werden sie abgebrochen? Wie viel Zeit nehmen sie in Anspruch?
Aktives Abfragen der User Experience z. B. durch Feedbackmöglichkeiten, Umfragen etc.
Basierend auf den Ergebnissen aus 3. und 4. können zielgerichtet Verbesserungen an den Prozessen und der User Experience vorgenommen (und dann erneut durch Messungen verifiziert) werden. Auch das Lizenz-Management kann so optimiert werden (z. B. Kündigung von nicht mehr genutzten Modulen).

Change Management mit SAP: Unterstützung von Planung bis Inbetriebnahme

Die Einführung eines neuen ERP-Systems, insbesondere eines Cloud-ERP wie SAP S/4HANA Cloud, Public Edition, stellt für jedes Unternehmen eine bedeutende Herausforderung dar. Es handelt sich nicht nur um eine technologische Aufwertung, sondern auch um eine tiefgreifende Veränderung in der Arbeitsweise jedes Einzelnen im Unternehmen. Effektives Change Management bei der Umsetzung dieses Veränderungsprozesses ist dabei unerlässlich, um diese Übergangsphase erfolgreich zu bewältigen.

Die Einbindung der Mitarbeiter in den Einführungsprozess des ERP-Systems ist entscheidend. Durch Transparenz und offene Kommunikation wird ein Fundament für Vertrauen und Akzeptanz geschaffen. Die Führungskräfte spielen eine zentrale Rolle, indem sie den Zweck der Veränderung vermitteln und die Vorteile, sowohl kurz- als auch langfristig, aufzeigen. Das Verständnis, dass diese Veränderungen nicht nur das Unternehmen, sondern auch die tägliche Arbeit positiv beeinflussen, ist für die Akzeptanz des neuen Systems von großer Bedeutung.

SAP S/4HANA Cloud, Public Edition bietet als modernes ERP-System zahlreiche Vorteile und unterstützt Unternehmen bei der Bewältigung von Change Management-Herausforderungen. Durch seine Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und die Integration moderner Technologien wie Künstliche Intelligenz und Maschinellem Lernen erhalten Unternehmen die Möglichkeit, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und fundierte Entscheidungen auf Basis aktueller Informationen zu treffen. So sind Veränderungen von den Mitarbeitern leichter zu akzeptieren.

Die erfolgreiche Einführung von SAP S/4HANA Cloud, Public Edition ist in hohem Maße von einem effektiven Change Management abhängig. Dieses stellt sicher, dass Mitarbeiter gut vorbereitet und unterstützt werden, was letztendlich den Erfolg des Unternehmens in einer sich ständig verändernden Geschäftswelt sichert.

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Change Management meistern: Mitarbeiter bei der Einführung eines ERP-Systems einbinden und begleiten