- Branche: E-Commerce, Bergsport- und Outdoor-Bedarf
- Mitarbeiter: >700
- Anzahl der User: 481 User aktuell in Concur
- Standorte: 72138 Kirchentellinsfurt
- Webseite: www.bergfreunde.de
- Lösung: SAP Concur
Kunde: Bergfreunde GmbH
Über Bergfreunde
Das Team für geballte Outdoor- und Kletterkompetenz
Die Bergfreunde GmbH, gegründet 2006, hat sich von einem kleinen Startup zu einem führenden Online-Anbieter für Bergsport- und Outdoorausrüstung entwickelt. Ursprünglich aus einer Leidenschaft für das Klettern entstanden, hat sich das Unternehmen mit Sitz in Kirchentellinsfurt zu einem bedeutenden Spieler im Outdoor-Segment etabliert, der inzwischen in ganz Europa aktiv ist.
Bergfreunde setzt sich stark für Nachhaltigkeit ein. Ein Wert, der tief in der Unternehmenskultur verwurzelt ist. Das Unternehmen ist überzeugt, dass die beste Zeit draußen verbracht wird und betont die Wichtigkeit einer intakten Umwelt, besonders angesichts des Klimawandels. Diese Überzeugung spiegelt sich in ihrer Geschäftsstrategie und täglichen Betriebsführung wider. Diese tiefgreifende Verankerung in den Prinzipien des nachhaltigen Handelns, kombiniert mit einer klaren Vision und starken Partnerschaften, macht Bergfreunde zu einem Vorreiter in der Outdoor-Branche und unterstreicht sein fortwährendes Engagement, den Outdoor-Markt innovativ und verantwortungsbewusst zu gestalten.
Eine Notwendigkeit für die digitale Veränderung
Vor der Einführung des neuen Systems setzten die Bergfreunde auf traditionelle Excel-Tabellen für die Reisekostenabrechnung. Ein Verfahren, das sich nicht mehr als zukunftsfähig erwies. Inmitten eines konstanten Wachstums zeichnete sich ab, dass eine digitalisierte Lösung dringend notwendig ist, um interne Prozesse zu beschleunigen und zu vereinfachen. Nach einer umfangreichen Evaluierung und Anbieterauswahl fiel die Wahl auf SAP Concur Expense, ein führendes Tool zur Reisekostenabrechnung. Die einfache und benutzerfreundliche Gestaltung von SAP Concur entsprach genau den Bedürfnissen der Bergfreunde GmbH. Das System wird aktuell im Standard-Leistungsumfang verwendet und umfasst die Anwendung per Web und App zur Erfassung der für die Reisekostenabrechnung erforderlichen Daten und Assets ‒ eine echte Erleichterung der Prozesse für Mitarbeiter auf Reisen.
Bergfreunde GmbH
„Die Reisekostenabrechnung erfolgt nun komplett digital, was Ziel der Implementierung war. Vor der Einführung der Software waren wir mit Excel-Tabellen unterwegs. Es gab keine einheitlichen Vorgaben und Richtlinien, das Einreichen der Belege war mühsam und die Auszahlung an die Mitarbeiter dauerte länger.”
Die vormals mühsam manuelle Abwicklung ist inzwischen vollständig durch effiziente digitale Prozesse ersetzt. Von der schnellen Belegübermittlung bis zur zügigen Rückerstattung – die neuen Prozesse sparen Zeit und reduzieren Fehlerquellen.
Von der Planung zur erfolgreichen Umsetzung
Um die Kernprozesse der Reisekostenabrechnung abzudecken, wurde SAP Concur im Standard implementiert. Mit verschiedenen Anpassungen wurde die Software optimal auf die Unternehmensprozesse abgestimmt, darunter Anwendungsfelder auf der Benutzeroberfläche, die eigens übersetzt und individualisiert wurden.
Eine besondere technische Herausforderung bestand darin, die Übermittlung der Mitarbeiterstammdaten aus SAP SuccessFactor an SAP Concur zu gewährleisten und die Reisekostenbuchungen in das ERP-System zu übertragen. Diese Herausforderungen wurden dank präziser und verständlicher Erläuterungen von den Teams aufseiten der Bergfreunde und rocons effizient gelöst.
Mitarbeiterakzeptanz dank umfassenden Onboardings: Die Reaktionen der Bergfreunde auf SAP Concur
Die Einführung von SAP Concur bei den Bergfreunden stellte für die Mitarbeiter eine signifikante Veränderung dar, die unterschiedlich aufgenommen wurde. “Die Reaktionen reichten von sofortiger Begeisterung bis hin zu anfänglichem Zögern“, so Ailine Hoffmann, die für die Projektleitung zuständig war. “Um den Übergang zu erleichtern und eine breite Akzeptanz zu fördern, wurde von Beginn an großer Wert auf ein umfassendes Onboarding gelegt.“
Die Bergfreunde organisierten spezielle Schulungen und erstellten Informationsvideos, die in den internen Wissensbereich eingestellt wurden. Diese Maßnahmen zielten darauf ab, die Mitarbeiter nicht nur mit dem neuen System vertraut zu machen, sondern ihnen auch die Vorteile und die Notwendigkeit der digitalen Reisekostenabrechnung näherzubringen.
Die tägliche Nutzung von SAP Concur wurde zur Routine, wobei die mobile App die Prozesse für die Mitarbeiter erheblich vereinfachte. Insgesamt hat sich die Einstellung zur digitalen Abrechnung positiv entwickelt, was die Effizienz und Transparenz des Prozesses im Unternehmen deutlich verbessert hat.
Nachhaltige Unterstützung: Auf Langfristigkeit ausgelegt
Nach der erfolgreichen Implementierung bleibt die Unterstützung durch rocon bestehen, wobei die Bergfreunde GmbH ein Dienstleistungsbudget nutzt, das je nach Bedarf angepasst wird. Diese kontinuierliche Betreuung stellt sicher, dass das System reibungslos funktioniert und sich weiterhin nahtlos in die Geschäftsabläufe von Bergfreunde integriert.
Bergfreunde GmbH
„Jeder Mitarbeiter bei rocon zeigte umfangreiches Wissen über das System und die Funktionen. Gerade bei Urlaubsvertretungen war das vorteilhaft, denn so konnten Fragen jederzeit beantwortet werden. Wir sind sehr zufrieden mit dieser unkomplizierten und kompetenten Zusammenarbeit.”
Welche zusätzlichen Module und Funktionalitäten die Bergfreunde GmbH noch einführt, wird sich in der Zukunft zeigen. Im Unternehmen gibt es Überlegungen, alle verwendeten Systeme via API-Schnittstelle zu verknüpfen. Dies soll den manuellen File-Upload ersetzen. Eine Aufgabe, die die Bergfreunde GmbH gerne wieder mit rocon angeht.
